Нужна ли платежная ведомость при выдаче зарплаты

В организации всего 5 человек. Зарплату мы выдаем каждому работнику по расходному кассовому ордеру. Обязательно ли оформлять платежную ведомость или расходного кассового ордера в этой ситуации достаточно?

  • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  • Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».
  • Конституция РФ.
  • Определение Ленинградского областного суда от 08.02.2012 № 33-575/2012.
  • «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П.
  • Трудовой кодекс РФ.
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

В соответствии со ст. 56 Трудового кодекса РФ, работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату. а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, право на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда гарантировано Конституцией РФ (ч. 3 ст. 37 Конституции РФ). Таким образом, выплата заработной платы работнику является одной из основных обязанностей работодателя и, соответственно процедура выплаты заработной платы должна оформляться строго определенными документами. Кроме того, для целей налогообложения любые затраты должны соответствовать требованиям налогового законодательства, в том числе у предприятия, осуществляющего выплату заработной платы работникам, должны в обязательном порядке иметься первичные оправдательные документы по учету труда и выплате заработной платы.

К их числу относятся приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53) (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

«О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

). Эти документы отражают прием работника на работу в организацию, начисление и выплату ему заработной платы и соответствуют общим требованиям, изложенным в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Из вышесказанного следует, что утвержденными первичными учетными документами на предприятии, оформляющими выдачу заработной платы, являются расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость, а также платежная ведомость.

Эту же позицию подтверждает и Пленум Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 в своем Постановлении

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»

, где сказано, что начисленной является такая заработная плата, которая отражена работодателем в расчетно-платежной ведомости или расчетной ведомости.

Расчетно-платежные ведомости, как первичные учетные документы, содержащие подписи работников, получивших заработную плату, прилагаются к кассовым документам — расходным ордерам в качестве подтверждающих документов. Это требование установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации.

В связи с этим, у предприятия, начисляющего и выплачивающего заработную плату работникам, должны быть как расчетно-платежные ведомости, так и расходные ордера. В отношении изложенного автором вопроса можно сказать, что в случае наличия в штате небольшого количества работников (1-2 человека), оформление платежной или расчетно-платежной ведомости допускается, но не является обязательным. Обычно, оформление выдачи заработной платы на такое незначительное количество сотрудников производятся по расходным кассовым ордерам.

Что касается штатной численности в пять человек, то можно рекомендовать оформлять помимо расходного ордера все-таки и расчетно-платежную ведомость, хотя конкретного требования в отношении количества сотрудников в законодательстве в этой связи не имеется. Применительно к количеству работников можно отметить, что с точки зрения закона, предприятие с численностью 5 человек относится к числу микропредприятий (Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ

«О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»

). Следует обратить внимание автора вопроса на то обстоятельство, что отсутствие платежных ведомостей таит в себе и еще одно возможное «неприятное» для работодателя последствие.

Так, работник, уволенный с предприятия, где начисление заработной платы не оформлялось расчетно-платежными ведомостями, может безнаказанно утверждать, что заработная плата ему вообще не выплачивалась. При этом перечисление работодателем налогов на доходы физических лиц в полном объеме при отсутствии первичных учетных документов правового значения не имеет.

Рекомендуем прочесть:  Беременна куда обращаться

Конечно, работодатель имеет право доказывать факт выплаты заработной платы другими способами, но суды, к сожалению, в подобных случаях зачастую встают на сторону работника и удовлетворяют требования о взыскании задолженности по заработной плате (Определение Ленинградского областного суда от 08.02.2012 № 33-575/2012). Отсутствие единого подхода к решению данного вопроса также может повлечь, наконец, ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушения РФ по ст.

5.27 — нарушение законодательства о труде и об охране труда (штрафные санкции). Исходя из всего вышесказанного, в целях избежание возможных неблагоприятных последствий, как со стороны контролирующих органов, так и недовольных работников, рекомендуем автору вопроса все-таки оформлять при начислении и выплате заработной платы расчетно-платежные ведомости.

Оформление начисления и выдачи заработной платы является одной из основных обязанностей работодателя в соответствии с действующим законодательством и, соответственно оформляется строго определенными документами.

Установленными первичными учетными документами на предприятии, оформляющими начислению и выдачу заработной платы, являются расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость, а также платежная ведомость.

При этом также необходимо оформление кассовых документов при начислении заработной платы — у предприятия, начисляющего и выплачивающего заработную плату работникам, должны быть не только расчетно-платежные ведомости, но и расходные ордера. Если таких документов в организации нет, доказать факт выдачи заработной платы сотрудникам представляется затруднительным. Численность работников на предприятии, безусловно, играет роль при решении вопроса о необходимости оформления расчетно-платежной ведомости.

Если в организации работает, например, 1-2 человека, как показывает практика, законодательство прямо не запрещает оформлять только расходный ордер. Но, т.к. четкая норма в этой взаимосвязи в отношении численности работников отсутствует, в случае, если на предприятии работает 5 и более человек, все же рекомендуем оформлять весь комплект первичных учетных документов, предусмотренных Постановлением Госкомстата России. В противном случае на организацию работодателя может быть наложен как административный штраф, так и возможное судебное требования по иску работника о взыскании задолженности по заработной плате при отсутствии первичных учетных документов.