Отчетность в фсс скрок и статья хранения

Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г.

(далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.

Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г. начнет осуществляться с 1 января 2011 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г. то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.

Новый перечень состоит из 12 разделов: 1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями; 2) документы по планированию и ценообразованию; 3) документы по финансированию и кредитованию; 4) документы по учету и отчетности; 5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций; 6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций; 7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; 8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; 9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей; 10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций; 11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга; 12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.

Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу.

Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами.

В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по: приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению; аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменению фамилии; поощрениям, награждениям; оплате труда, премированию, различным выплатам; всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся: дисциплинарных взысканий; ежегодных оплачиваемых отпусков; отпусков в связи с обучением; дежурств; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.

Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов.

По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год.

Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст.

352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные.

Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст.

150) до 4 лет (ст. 368). Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст.

380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381).

Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст.

Рекомендуем прочесть:  Иск о возмещении судебных расходов

391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст.

393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст.

395), сведений о доходах физических лиц (ст.

396) и т. д. следует хранить 5 лет. Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет.

Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397). В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование.

Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст.

401), – постоянно. По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов.

В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст.

408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст.

405), общие программы аудита (ст.

406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора. Более развернуто представлен перечень видов договоров.

Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для: договора дарения (ст.

439) – постоянно; договора ренты (ст. 442) – постоянно; договора лизинга имущества (ст.

449) – постоянно; договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.