Путевые листы в организации: учет, реквизиты и сведения

Этот документ используется во всех частных и государственных организациях любой формы собственности, где имеется автомобиль и где необходима транспортировка того или иного груза.

  1. вносить изменения и коррективы в путевой лист по тому или иному показателю (например, расходу бензина) нежелательно, однако, если такая необходимость существует, исправление необходимо закрепить подписями двух ответственных лиц (скажем, водителя и механика);
  2. бухгалтерия должна хранить путевой лист не меньше 5 лет;
  3. если водитель использует в интересах организации свое личное транспортное средство, эта информация также должна быть отражена в путевом листе для получения водителем последующей компенсации.
  4. для списания бухгалтерией ГСМ необходимо, чтобы к листу были приложены квитанции об оплате топлива;

Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя. Если какая-либо из граф окажется незаполненной, затраты могут быть признаны неподтвержденными.

Важно, чтобы содержалась информация о самом автомобиле – марка и регистрационный номер. Графа «Лицензионная карточка» заполняется только в случае, когда осуществляются перевозки грузов, требующие лицензии.

Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре. Подробности читайте тут . Есть в документе и специальный блок для бухгалтеров, который называется «Результат работы автомобиля за смену».

Здесь рассчитать заработную плату можно одним из двух способов: по повременной системе (соответствующая графа «за часы, руб.

коп.) и по сдельной системе (соответствующая графа «за километраж, руб.

коп.). Лист должен быть заверен подписью бухгалтера. Именно поэтому согласно Федеральному закону России каждый водитель должен регулярно проходить медицинские освидетельствования до отправки в поездку и по возвращении из нее.

Естественно, эта информация должна отражаться и в путевом листе. Подтверждением нормального состояния водителя является штамп, содержащий точное время и дату прохождения осмотра, а также подпись с фамилией и инициалами ответственного медицинского работника.

Естественно, никакой штамп не будет проставлен, если водитель себя плохо чувствует или находится в состоянии алкогольного опьянения. Отсутствие предварительного осмотра водителя является административным правонарушением и может квалифицироваться как пренебрежение охраной труда.

На организацию в таком случае налагается штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей. Больше всего споров возникает относительно сроков путевого листа. Как говорилось выше, путевой лист выдается на сутки, за исключением случаев, связанных с командировками.

Но как быть с путевыми листами, если водитель отправляется в поездку длительностью в несколько недель? Ведь затраты на топливо отражаются в бухгалтерском балансе ежемесячно на основе сведений путевых листов. Министерство финансов России дает следующее пояснение: можно выписывать путевой лист на любой срок, но лишь в том случае, если он будет справедливо отражать расходы на ГСМ и учитывать рабочее время.

Для государственных органов это также важно, учитывая, что на основе этой информации формируется сумма налога на прибыль транспортных организаций. В путевом листе обязательно должны фиксироваться также показания спидометра. Эти данные необходимы при определении оптимального количества горюче-смазочных материалов.

Естественно, в путевом листе данные спидометра на начало рабочей смены должны сходиться с показателями на окончание предыдущей смены – таким образом можно удостовериться, что транспортное средство не используется во внерабочее время для личных нужд.

  1. режим инженера по техническому обеспечению,
  2. режим диспетчера АТП,
  3. режим механика,
  4. режим бухгалтерского расчета бензина,
  5. режим расчета стоимости работы автомобиля.

Конечно, полезнее всего эта программа для бухгалтера, поскольку именно он несет ответственность за хранение и ведение журнала учета путевых листов (корректность он подкрепляет собственной подписью). Однако и другие режимы приносят предприятию огромную пользу. Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений и правил ведения кадрового учета, регулирует Трудовой Кодекс РФ.

О правильном ведении кадрового учета можно узнать из этой статьи. Например, режим расчета стоимости работы автомобиля позволяет компании эффективно формировать автопарк и оптимизировать расходы на содержание служебных автомобилей. А режим для инженера позволяет отражать в программе актуальную информацию о техническом состоянии автомобиля и производить расчеты стоимости регулярных техосмотров.

Учитывая установившиеся высокие цены на топливо, журнал учета путевых листов является важнейшим документом любой организации. Особенно это актуально для компаний, чья основная деятельность как раз и заключается в транспортных перевозках.

Путевые листы им позволяют не только правильно оценивать стоимость затраченного горючего, но и формировать обоснованную отчетность перед государством для расчета налога на прибыль.