Личное авто в служебных целях: как не остаться в минусе

SAP/ERP, ДипИФР (МСФО), Трансформация,Управленческий учет, ICFE на практике!ДЛЯ ТРУДОУСТРОЙСТВА В КРУПНЫЕ КОМПАНИИ .ОЧНО, ДЛЯ РЕГИОНОВ ДИСТАНЦИОННО.

  • Как проверить бухгалтера. Он-лайн семинар. Проверим правильность ведения бухгалтерского и налогового учета и заполнения налоговой декларации по НДС.
  • Реальная экономия и защита бизнеса: более 60 законных схем. Как пройти контроль и планировать налоги в 2020 г.

    (20-21 марта 2020 г. зачет часов

  • Все семинары
  • Картотека Довольно часто специфика деятельности фирмы, осуществляющей, например, доставку продаваемых товаров непосредственно на дом покупателям, предполагает, что в штате должны состоять работники, имеющие собственный транспорт – автомобиль или мотоцикл.

    Однако эксплуатировать имущество своего сотрудника принудительно и на безвозмездных началах работодатель не может.

    Для оформления отношений, в которых будут учтены интересы владельца такого имущества, Российское законодательство предлагает две возможные схемы. И как водится, каждая из них имеет свои нюансы. Согласно положениям статьи 188 Трудового кодекса.

    использование в интересах фирмы личного имущества работника возможно только с его согласия.

    При этом ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества. Размер такой компенсации зависит исключительно от того, к каким договоренностям придут стороны.

    Конкретные суммы фиксируются в трудовом договоре.

    Однако, чем она выше, тем больше будет размер сопутствующих налоговых расходов для каждой из заинтересованных сторон. Фирма на ОСНО могут учесть выплату компенсации сотруднику за использование личного авто в уменьшение налога на прибыль, на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Аналогичная возможность предоставлена и фирмам на упрощенной системе налогообложения (подп.

    12 п. 2. ст. 346.16 НК РФ). Однако и те и другие обязаны руководствоваться в вопросах определения максимальной суммы таких расходов нормами, установленными Постановлением Правительства РФ № 92. Они в свою, очередь предполагают, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 кубический сантиметров включительно компенсация должна составлять 1 200 рублей в месяц, а для авто свыше 2 000 кубический сантиметров — 1 500 рублей в месяц.

    Для мотоциклов Постановлением предусмотрен предел компенсации в 600 рублей. То есть вне зависимости от суммы, о которой договорятся работник и работодатель, часть компенсации, превышающая этот лимит, в налоговых расходах не участвует. Не следует забывать также и о требовании статьи 252 Налогового кодекса, которое распространяется и на «упрощенцев»: налоговыми расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода.

    Последнее не вызывает сомнений у налоговиков, если работа сотрудника действительно связана с постоянными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. К «бумажной» стороне вопроса инспекторы, как правило, более придирчивы.

    Так что сам факт назначения компенсации за использование личного транспорта, а также ее размер должны быть зафиксированы в приказе руководителя организации.

    Сотрудник в свою очередь должен предоставить копию технического паспорта транспортного средства. И, разумеется, за то время, в течение которого сотрудник находился в отпуске, командировке, на больничном, словом, когда он фактически не работал, а его автомобиль соответственно не использовался, компенсация не выплачивается.

    Теперь рассмотрим компенсацию за личное авто с точки зрения налогообложения дохода самого работника. Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса все виды установленных действующим законодательством Российской федерации компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах законодательно установленных норм, обложению НДФЛ не подлежат.

    Надо сказать, что контролирующие органы долгое время были уверены, что лимиты, установленные Постановлением Правительства № 92, действуют и в данном случае, и все выплаты свыше заявленных норм следует не только исключать из налоговых расходов, но и облагать налогом на доходы физлиц (письма Минфина от 26 марта 2007 года № 03‑04‑06-01/84, от 01 июня 2007 года № 03‑04‑06-01/171, от 24 декабря 2007 года № 03‑11‑04/3/513). Однако позже в письмах от 31 декабря 2010 года № 03-04-06/6-327 и от 25 октября 2012 года № 03-04-06/9-305 финансовое ведомство изменило свою позицию.

    Авторы этих писем ссылались на то, что в главе 23 Налогового кодекса нет норм компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях. Исходя из этого делался вывод, что руководствоваться следует лишь Трудовым кодексом, который в свою очередь предполагает, что размеры компенсации целиком и полностью зависят от договоренностей сторон.

    Аналогичные выводы напрашиваются и из положений статьи 9 закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 года и статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года (в редакции от 29 февраля 2012 года). от обложения любыми взносами освобождается вся сумма компенсации, оговоренная в письменном соглашении между работником и фирмой. Для того чтобы организация не была привязана к упомянутым выше нормам и могла полностью учесть компенсацию (точнее, ее аналог) при расчете налогооблагаемой базы, оформить использование личного транспорта работника можно с помощью предлагаемого статьей 642 Гражданского кодекса способа – путем заключения договора аренды транспортного средства без экипажа.

    В этом случае стороны подписывают соглашение, согласно которому сотрудник передает личный автомобиль во временное пользование фирме и получает за это ежемесячную плату. Сумма арендной платы полностью учитывается в налоговых расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса для общережимных организаций и на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса — для фирм на УСН. А вот для владельца автомобиля арендная плата будет являться доходом, облагаемым НДФЛ 13% на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса.

    При его выплате сотруднику организация должна будет исполнить свои обязанности налогового агента и удержать соответствующую сумму налога (ст.

    226 НК РФ). Взносами арендная плата не облагается. Согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, а также подпункту 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ любые выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, расчетную базу для начисления взносов не увеличивают.

    Таким образом, оформляя использование автомобиля работника в интересах фирмы договором аренды, мы имеем обратную ситуацию. Если при выплате адекватного размера компенсации дополнительные затраты налогового бремени ложатся на работодателя, то в данном случае пожертвовать частью дохода придется работнику.

    Впрочем, ничто не мешает увеличить цену в договоре аренды на 13/87, чтобы покрыть издержки, связанные с уплатой НДФЛ. На возможность списать соответствующие суммы в расходы организации это не повлияет. Главное не завышать стоимость аренды настолько, чтобы она радикально отличалась от среднерыночной.

    В вопросе выплаты компенсации за использование имущества работника есть и еще один нюанс. Так, ни для кого не секрет, что управлять автомобилем можно на основании доверенности.

    Однако если в интересах фирмы будет использоваться такой автомобиль, то следует быть готовыми к тому, что компенсационные выплаты за него подпадут под налогообложение по полной программе.

    Так, в письмах Минфина от 21 сентября 2011 года № 03-04-06/6-228 и от 21 февраля 2012 года № 03-04-06/3-42 уточняется, что пункт 3 статьи 217 Кодекса предполагает освобождение от НДФЛ компенсаций лишь за личное имущество.

    Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, не предусмотрено Трудовым кодексом. И в продолжение рассматриваемого вопроса в письме от 3 мая 2012 года № 03-03-06/2/49 специалисты финансового ведомства безапелляционно констатируют: в целях главы 25 Налогового кодекса транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать ему на праве собственности.

    А это означает, что и на упрощенной системе налогообложения необходимо руководствоваться этим правилом, исключая выплату компенсации за авто по доверенности из налоговых расходов.

    Отдельное внимание стоит уделить вопросу возмещения стоимости бензина работнику с личным транспортом.

    Если речь идет о выплате фиксированной ежемесячной компенсации, то ее размер, как считают в Минфине, уже включены все затраты по эксплуатации автомобиля, включая ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо от 31 января 2013 года № 03-11-11/38 ).

    Рекомендуем прочесть:  Права вдовы пенсионера мвд

    То есть фактически это означает, что даже при постоянных разъездах в служебных целях, списать при расчете «прибыльной» базы фактическую стоимость израсходованного бензина не получится – нужно руководствоваться все теми же мизерными по нынешним меркам нормами из Постановления № 92. Решить эту проблему можно опять же с помощью договора аренды. Просто пропишите в нем дополнительную компенсацию затрат на ГСМ отдельным пунктом.

    В этом случае такие выплаты работнику не будут облагаться «зарплатными» сборами, ведь они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. Одновременно их можно будет учесть при расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога.

    Правда тут возникает очередной нюанс. Дело в том, что по мнению Минфина, выраженному, в частности в письме от 17 ноября 2011 года № 03-11-11/288, при списании затрат на бензин следует ориентироваться на нормы расхода ГСМ, содержащиеся в Методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

    Однако данный документ предназначен для автотранспортных предприятий – это следует из его текста. А в Налоговом кодексе о таких нормах не говорится. Так что не будет большой ошибкой, если фирма учтет полную стоимость сожженного горючего в своих налоговых расходах.

    Тем более, что подобный подход одобрен и в арбитражной практике (определение ВАС РФ от 14 августа 2008 года № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 января 2009 года № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)). А вот в вопросе необходимости оформлять путевые листы в качестве подтверждения служебных целей каждой поездки судьи и налоговики в основном солидарны.

    Это такие же необходимые первичные документы, как, например чеки и накладные, подтверждающие покупку бензина.

    И соответственно их отсутствие грозит фирме исключением расходов на ГСМ из налогового расчета. Оформлять путевые листы необходимо как в случае использования автомобиля сотрудника на основании договора аренды, так и при выплате компенсации. Личное авто по договору аренды с работодателем для оплаты бензина.

    Сейчас люди боятся приезда транспортной комиссии и просят, чтобы офисные люди, у которых авто в аренде, обновили себе медицинские справки (те самые, которые нужны для замены прав).

    Будь должность водителя, все было бы понятно. Но тут другое дело. Стоит ли обновлять данную справку, если время менять права не подошло? Если да, то чьи это издержки?

    Работника, у которого авто в аренде, или же работодателя, к которому может наведаться комиссия? Личное авто по договору аренды с работодателем для оплаты бензина. Сейчас люди боятся приезда транспортной комиссии и просят, чтобы офисные люди, у которых авто в аренде, обновили себе медицинские справки (те самые, которые нужны для замены прав).

    Будь должность водителя, все было бы понятно.

    Но тут другое дело. Стоит ли обновлять данную справку, если время менять права не подошло? Если да, то чьи это издержки? Работника, у которого авто в аренде, или же работодателя, к которому может наведаться комиссия?

    см. ФЗ-196 «о безопасности дорожного движения»ст. 20 и ст. 23. Мед. справки водителей (под словом водитель надо понимать не должность, а работу по профессии водителя.

    Это может быть и директор) же давно не требуются работодателю.

    Необходимость есть в проведении предварительного, периодического и предрейсовго мед осмотрах, которые проводятся за счет работодателя. К мед справки (освидетельствование) работодатель отношения не имеет. При наличии договора аренды транспортного средства у организации появляются обязанности в обеспечении БДД (ст.

    20 ФЗ-196) со всеми вытекающими.

    Еще раз повторюсь под водителем следует понимать не штатную должность «водитель», а любого сотрудника, выполняющего работу в качестве водителя. Это может быть менеджер, управляющий автомобилем(сданным в аренду работодателю) в служебных целях.