Регистрация документов

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

  1. приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  2. письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  3. пакеты с пометой «лично»;
  4. поздравительные письма и телеграммы;
  5. печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  6. копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  7. информационные материалы и т.д.
  8. все рекламные письма;

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы . например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа .

секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.

При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков .

Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки .

Рекомендуем прочесть:  Самое главное ждя юриста

так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

  1. ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
  2. дата получения;
  3. дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
  4. автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
  5. заголовок (о чем документ);
  6. резолюция;
  7. срок исполнения полученного документа;
  8. исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
  9. регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
  10. входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  11. N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью.

До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

  1. количество листов приложений;
  2. вид документа;
  3. количество листов в документе;
  4. автор резолюции;
  5. связанные документы.
  6. географическое местонахождение автора документа;
  7. название структурного подразделения;

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки .

но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

  1. № дела — связан с номенклатурой дел организации;
  2. исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
  3. вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
  4. структурное подразделение — список структурных подразделений;
  5. связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
  6. автор резолюции -список руководящих лиц организации;
Рекомендуем прочесть:  Возражение на жалобу

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент».

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка.

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список.

Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

  1. краткое содержание документа;
  2. контрольная дата ожидаемого ответа;
  3. название подразделения, подготовившего документ,
  4. адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
  5. дата документа;
  6. фамилия исполнителя, подготовившего документ;
  7. исходящий номер документа;
  8. ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
  9. номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

  1. номер дела, куда подшит документ.
  2. краткое содержание;
  3. срок исполнения;
  4. порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
  5. дата документа (регистрации);
  6. исполнитель;
  7. отметка об исполнении (ход исполнения);
  8. подразделение, подготовившее документ;

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д. Каждый вид документа (приказы.

распоряжения. договоры. докладные записки ) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ.

К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.