Расчеты с подотчетными лицами

Довольно часто компаниями приходится сталкиваться с необходимостью оплачивать те или иные расходы наличными. В подобной ситуации наличные расходы всегда являются расходами, совершенными через подотчётное лицо. Оформляются такие расходы путем составления авансового отчёта — документа учёта выданных средств и потраченных подотчётным лицом сумм.

Авансовый отчёт составляется только сотрудниками организации или предпринимателя. Генеральный директор (даже если он единственный учредитель) тоже является сотрудником. поэтому по своим наличным операциям он отчитывается перед ООО также на основании авансового отчёта.

Индивидуальный предприниматель сам на себя авансовый отчёт не составляет. По сути документ ИП не нужен, ведь предприниматель не должен отчитываться перед собой или кем-либо о потраченных суммах (авансовый отчёт представляет собой именно отчёт об израсходованных суммах). ИП достаточно оформить расходный кассовый ордер на снятие наличных и подтвердить наличные расходы документами от поставщика.

Таким рбразом, авансовый отчёт ИП не составляет (письмо ФНС России от 31 августа 2012 г. № письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603 ). Ограничений по суммам выдачи средств под отчёт законом не установлено.

Какие-либо дополнительные соглашения с работником, например договор о материальной ответственности для совершения подобных выплат оформлять, также не требуется. Выдать средства работнику, необходимые для оплаты наличных расходов фирмы, можно несколькими способами: наличными непосредственно из кассы или переводом с расчетного счета на личный счет. Также если у фирмы есть корпоративная карта.

привязанная к расчетному счету, то момент оплаты покупки такой картой – это также выдача средств под отчёт тому лицу, на чье имя эта карта оформлена.

Как правило, это директор. Оформление выдачи средств под отчёт во всех перечисленных случаях одинаково, разница только в источнике выдачи, которым может быть или касса, или расчетный счет.

Перечень документов, которые служат основанием для выдачи (перечисления) работнику денежных средств под отчёт, различается, в частности, в зависимости от способа, которым работнику будут выданы под отчёт денежные средства, и статуса работодателя (организация или индивидуальный предприниматель). Прежде всего для обоснования необходимости в выдаче подотчётных сумм нужно, чтобы работник организации оформил отдельный документ с просьбой об их выдаче (заявление, служебную записку).

Напрямую обязанность составить такое заявление установлена только при выдаче под отчёт наличных денежных средств.

Однако в целях соблюдения, в частности, требований законодательства о бухгалтерском учёте о документальном оформлении всех операций это следует делать и при выдаче (перечислении) подотчётных сумм безналичным способом.

Заявление (служебная записка) подотчётного лица на выдачу денежных средств под отчёт оформляется в свободной форме (см. Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средств под отчёт ). Такой документ должен содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя, дату.

Аналогичный порядок выдачи денежных средств работнику под отчёт действует в отношении работников индивидуального предпринимателя. Следует отметить, что выдаваемые под отчёт деньги фактически имеют целевой характер. Использовать их для каких-то альтернативных нужд, помимо осуществления необходимых расходов, нельзя.

Также подотчётное лицо не вправе передавать полученные суммы другому работнику организации или производить их них с работниками расчет по заработной плате. Порядок выдачи и возврата корпоративных банковских карт законодательно не установлен. Поэтому организация вправе разработать его самостоятельно и закрепить, например, в приказе о выдаче подотчётных сумм, составленном в свободной форме (см.

Приказ о выдаче подотчётных сумм ). В частности, корпоративная банковская карта может выдаваться работнику на основании документов, в которых руководитель утверждает сумму денежных средств к выдаче под отчёт. Например, на основании заявления работника (служебной записки (см.

Рекомендуем прочесть:  Статья возмещение убытков

Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средств под отчёт )).

Сроки возврата карты организация также может установить самостоятельно.

Например, в зависимости от вида расходов, которые оплачиваются с помощью банковской карты. В частности, организация может установить.

то работник обязан в?звращать банковскую карту:

  1. не позднее рабочего дня, следующего за днем ее получения, – при оплате текущих хозяйственных расходов (например, канцтоваров);
  2. не позднее дня, следующего за днем возвращения работника из командировки, – при оплате командировочных расходов .

Кроме того, в целях контроля за движением корпоративной банковской карты целесообразно завести журнал учёта приема и выдачи корпоративных банковских карт в свободной форме (см.

Журнал учёта приема и выдачи корпоративных банковских карт ). По факту совершения покупки сотрудник, который получил средства под отчёт, должен составить авансовый отчёт.

с приложением подтверждающих расходы документов: кассового чека и накладной или акта. Таким образом, всегда должно быть два документа, которые подтверждают расход: об оплате и о получении конкретного товара или услуги.

Из формулировок в документах должно быть ясно, что осуществленные затраты произведены в интересах фирмы и в рамках ее коммерческой деятельности. Оформлять авансовый отчёт нужно в одном экземпляре. Поскольку является документом, необходимым только организации для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Законодательно установленных ограничений периода между получением денег под отчёт и составлением авансового отчёта не предусмотрено.

Однако существует правило, согласно которому получивший наличные денежные средства под отчёт, должен за них отчитаться, представив авансовый отчёт не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы.

Речь идет об установлении сроков выдачи подотчётных средств внутренним приказом по фирме.

Проще говоря, в компании может быть издано распоряжение директора о том, что все сотрудники, получающие средства под отчёт, должны отчитаться по ним в течение заданного срока.

Срок выдачи средств может быть также установлен для конкретной выдачи, например в служебной записке, обосновывающей необходимость выдать сотруднику конкретную сумму под определенные нужды.

Также должно соблюдаться правило о том, что новую сумму под отчёт сотрудник не может получить до того момента, пока не отчитается по полученной ранее. Для учёта сумм в расходах на УСН «доходы -расходы» важно, чтобы документы были выписаны на имя компании, т.е.

чтобы название организации (ИП) присутствовало непосредственно в накладной или акте. Именно на таком оформлении настаивают контролеры.

Кассовый чек в таких случаях сопровождается также приходным кассовым ордером, составленным получателем платежа.

В данной ситуации важно понимать, что покупка товаров или оказание услуг совершается с участием двух юрлиц, или же юрлица и ИП, и соответственно замена кассового чека бланком строгой отчётности или товарным чеком в такой ситуации недопустима.

Также необходимо помнить о том, что наличные сделки между юрлицами и ИП возможны лишь в пределах 100 000 рублей в рамках одного договора.

Суммы сверх данного лимита или должны быть оформлены отдельным договором, или перечислены безналичным путем. В то же время случаются ситуации, когда покупки за наличный расчет совершаются в интересах компании, но по каким-то причинам они оформляются на имя физлица – ее сотрудника.

Например, оплачивается некая услуга, исполнитель которой не работает с кассовым аппаратом и выдает своим клиентам лишь БСО. Т.е. фактически он работает с физлицами, а принимать наличные у юрлиц или ИП просто не имеет права в виду отсутствия кассового аппарата. В подобной ситуации из имеющихся документов можно будет сделать вывод, что те или иные товары или услуги приобретены в интересах фирмы, таким образом, их можно принять к учёту на основании авансового отчёта.

Однако с точки зрения учёта расходов на УСН не будет соблюдено правило о составлении документов на имя ООО. Следовательно, принять такие расходы в уменьшение налоговой базы не получится.

Такой вывод, в частности, следует из письма ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г. а также из более раннего письма УФНС России по г. Москве № 28-11/23487 от 27 марта 2006 г.

По итогам утверждения авансового отчёта долг за сотрудником закрывается. Неиспользованные деньги при этом работник обязан вернуть компании.

В авансовом отчете остаток неизрасходованны х средств отражается, также как и указывается перерасход, если средств, выделенных на расходы, сотруднику не хватило или он изначально тратил свои личные средства.Способ возврата в данном случае не зависит от того, каким образом были получены деньги. Работник может вернуть неизрасходованные суммы в кассу или на расчетный счет. И наоборот, в случае, когда работник оплатил затраты собственными средствами, либо же когда выданных под отчёт сумм не хватило на оплату товаров или услуг, по итогам утверждения авансового отчёта сумма перерасхода компенсируется данному сотруднику.

Дополнительно отметим, что если сотруднику поручено произвести ещё расходы, помимо уже отраженных в авансовом отчете, тогда остаток неизрасходованны х подотчетных средств он после утверждения авансового отчета, может не возвращать.

Они сразу будут направлены на следующие расходы для нужд ООО или ИП. Вполне возможна ситуация, когда сотрудник (генеральный директор) что-либо закупает на личные средства.

Учесть подобные затраты возможно.

Для учёта расходов, совершённых учредителем (директором) ООО, либо сотрудником организации или предпринимателя, также необходимо составить авансовый отчёт и возместить физ.

лицу потраченные им средства.

Когда учредитель (или руководитель) организации, либо просто сотрудник организации или сотрудник индивидуального предпринимателя что-либо закупает для деятельности компании (деятельности ИП), то фактически затраты несёт именно это физ. лицо. Несмотря на то, что расходы в целом предназначены для ООО (ИП), сама организация (сам ИП) расходы не несёт, а значит учесть их не может. Но ООО (ИП) может возместить своему сотруднику (учредителю) затраты и, при наличии подтверждающих документов, расходы учесть будет можно .

Сотрудник должен составить авансовый отчёт, где указываются суммы, которые он потратил. К авансовому отчёту прилагаются подтверждающие документы (накладные, акты, чеки ККМ). На основании авансового отчёта, если вы согласны с тем, что данные расходы (покупки) действительно необходимы для деятельности и сотрудник их совершил вполне обоснованно, работнику возмещаются эти суммы.

Когда ООО (ИП) возмещает сотруднику, потраченные им суммы, то расход уже несёт организация (ИП) и его можно учесть в расчёте налога. Когда сотрудник не может подтвердить, совершённые затраты или не может приложить к авансовому отчёту полный комплект подтверждающих документов (документы на получение и на оплату ), тогда возмещение — на усмотрение организации (ИП).

Затраты сотруднику вполне можно возместить, если они на ваш взгляд обоснованы. Но без надлежащего комплекта подтверждающих документов от поставщика учесть эти затраты в расчёте налога всё равно будет нельзя. Таким образом, затраты, которые совершил учредитель (руководитель) или сотрудник ООО можно учесть если сотрудник (учредитель) отчитается по авансовому отчёту к которому приложит подтверждающие документы (накладные, акты, товарные чеки и обязательно чеки ККМ).

При этом желательно чтобы документы были оформлены на ООО (ИП), а не на физлицо.