Личная карточка работника. Образец заполнения
Трудоустройство работника сопровождается оформлением документов, которые позволяют учесть его данные, участие в производственном процессе и гарантируют ему защиту прав.
После издания приказа о назначении на должность, на сотрудника оформляется документ формы Т2 – личная карточка работника, которая содержит информацию для внутреннего пользования личного характера и кадрового учета.
Необходимость длительного срока хранения объясняется наличием данных, которые, как и ведомости по заработной плате, позволят сотруднику восстановить информацию для пенсионного обеспечения в случае потери прочих документов. Программное обеспечение программ по кадрам и заработной плате содержит личную карточку работника, образец которой можно найти на страницах социальных сетей, посвященных теме бухгалтерии и кадрового учета. Поскольку данные в программу вносятся после оформления новой штатной единицы кадровым органом, то наиболее простой способ оформления – иметь бланк личной карточки работника.
- полученного образования (предъявляется даже при совпадении с профилем работы);
- удостоверяющие личность;
- трудовую книжку.
- ИНН, при наличии;
- воинского учета для военнообязанных;
- свидетельство пенсионного страхования (в случае, если трудового стажа не было на момент принятия на работу, оформляется кадровым органов с последующим занесением номера сведения);
Первоначальные данные заносятся вручную или на печатной машинке, при этом допускается объединение методов, в дальнейшем информация добавляется по мере поступления.
- ФИО и дата рождения указываются полностью, сокращению подлежат лишь некоторые наименования места рождения, которые не искажают информации.
- Табельный номер в момент заполнения карточки присвоен, данные берутся из приказа.
- В «характере» работы указывается постоянная или временная, вид работы – основная или по совместительству, сведения записываются из трудового договора.
- Код места жительства берется из классификатора ОКАТО.
- Наименование юридического лица или ИП записывается полностью, в соответствии с учредительными документами.
- а лицам с отсутствием принадлежности к какому-либо государству – «4».
- иностранным подданным – «3»,
- гражданину РФ присваивается цифра «1»,
- лицам с двойным гражданством – «2»,
Существует классификация и в разрезе полученного неполного образования с записью количества курсов.
При обучении более половины срока обучение считается неполным (например, высшее, 1,2,3 курс). Сведения о должности берутся из приказа и трудового договора, при этом нужно четкое соответствие штатному расписанию, утвержденному руководителем организации.
Трудовой стаж подсчитывается кадровым работником, и периоды работ для этого берутся из трудовой книжки или трудовых договоров с ИП, до внесения изменений в трудовое законодательство о праве предпринимателей производить записи в трудовые книжки работников. Отдельный раздел посвящен военнообязанным, для заполнения необходимо взять сведения из воинского билета, невоеннообязанным не нужно подтверждать отсутствие у них воинской повинности. Подробно при оформлении заполняются разделы аттестации, повышения квалификации с указанием документа и полученной специализации и профессиональной переподготовки.
Данные об отпусках заносятся на основании приказов, при этом, кроме очередных также указываются периоды без сохранения заработной платы, по инициативе работника или работодателя, декретные, послеродовые и отпуска по уходу за ребенком до 1,5 и 3 лет. В этом случае данные исправляются кадровым работником по правилам, разработанным для оформления трудовых книжек. В аналогичном порядке изменяются ошибочные или неверные сведения.
Карточки систематизируются по годам и алфавиту, срок нахождения в кадровой службе – 3 года, после чего предстоит передача документов по реестру в архив организации.
